Governo de SC Secretaria da Fazenda de SC
Respostas - Perguntas Frequentes - versão 14/09/2011 Imprimir E-mail

I. Conceito, uso e obrigatoriedade da NF-e

 

1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e?

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.

 

2. Já existe legislação aprovada sobre a NF-e? 

A nota fiscal eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.

Legislação Nacional:

 

AJUSTES

Ajuste SINIEF 07/05 e alterações

De 05/10/2007, instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.

Atos COTEPE

 

Ato COTEPE 72/05

 

De 20/12/2005, dispõe sobre as especificações técnicas da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE e dos Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento e Inutilização de NF-e, conforme disposto no Ajuste SINIEF 07/05.

 

Ato COTEPE ICMS 14/07

 

De 12/11/2007, dispõe sobre as especificações técnicas da NF-e. Revoga o Ato COTEPE ICMS 72/05. Este Ato COTEPE contempla o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e – versão 2.0.2, que contém todo o detalhamento técnico da Nota Fiscal Eletrônica e do DANFE.

 

Ato COTEPE ICMS 22/08

 

De 25/07/2008, dispõe sobre alteração das especificações técnicas da NF-e. Revoga o Ato COTEPE ICMS 14/07, implementando o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e - versão 2.0.2.a, que contém todo o detalhamento técnico da Nota Fiscal Eletrônica e do DANFE.

Ato COTEPE 33/08 e alterações

De 26/09/2008, dispõe sobre a redução do prazo de cancelamento e transmissão da NF-e em contingência, após a cessação dos problemas técnicos que levaram a emissão da NF-e em contingência.

 

Ato COTEPE 34/08

 

De 26/09/2008, dispõe sobre as especificações técnicas do Manual de Contingência através da DPEC, criando mais uma alternativa de emissão de NF-e em contingência sem a necessidade de utilização de Formulário de Segurança (FS) e Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares.

Ato COTEPE 35/08 e alterações

De 26/09/2008, detalha as especificações técnicas do Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (FS-DA).

 

Ato COTEPE 03/09

 

De 19/03/2009, este ato implementa o Manual de Integração do Contribuinte - Versão 3.0, esclarecendo que o mesmo deve ser implementado até 31/08/2009. Define, também, que a versão anterior (2.02.a) poderá ser usada, paralelamente até a última data prevista para a implementação da versão 3.0.

 

Ato COTEPE ICMS 14/09

 

De 09/03/2009, revoga o Ato COTEPE ICMS 34/08 e aprova o Manual de Emissão da NF-e em contingência, consolidado toda a legislação sobre este processo de emissão.

 

Ato COTEPE 39/09

 

De 10/09/2009, revoga o Ato COTEPE ICMS 03/09 e aprova o Manual de Integração do Contribuinte - Versão 4.0, esclarecendo que o mesmo deve ser implementado entre o período de 01/04/2010 até 01/09/2010, data final para a validade da versão 3.0.

Ato COTEPE 49/09 e alterações

De 27/11/2009, revoga o Ato COTEPE ICMS 39/09 e aprova o Manual de Integração da Nota Fiscal EletrônicaNF-e, versão 4.01.

Ato COTEPE ICMS 06/10 e alterações

De 11/03/2010, revoga os Atos COTEPE ICMS 40/05 e 35/08 e dispõe sobre as especificações técnicas de formulários de segurança e procedimentos relativos a estes formulários, conforme disposto no Convênio ICMS 96/09.

 

CONVÊNIOS

Convênio ICMS 110/08 e alterações

De 26/09/2008, cria a figura do Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e e CT-e), visando disponibilizar uma alternativa ao tradicional Formulário de Segurança, permitindo o aumento da capacidade de produção e distribuição dos referidos documentos.

Convênio ICMS 96/09 e alterações

De 11/12/2009, dispõe sobre fabricação, distribuição e aquisição de papéis com dispositivos de segurança para a impressão de documentos fiscais e documentos auxiliares da NF-e.

 

PROTOCOLOS

 

Protocolo de Cooperação ENAT 03/05

 

De 27/08/2005, estabelece as condições e objetivos entre os Estados e a Receita Federal do Brasil para implantação da Nota Fiscal Eletrônica.

Protocolo ICMS 10/07 e alterações

De 18/05/2007, dispõe sobre a obrigatoriedade de emissão de NF-e.

Protocolo ICMS 55/07 e alterações

De 28/09/2007 dispõe sobre a implantação da Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul.

Protocolo ICMS 42/09 e alterações

De 03/07/2009, estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1A, pelo critério de CNAE e operações com os destinatários que especifica. 

 

Protocolo ICMS 93/10

 

De 09/07/2010, dispõe sobre a instituição do Sistema de Circularização de Documentos Fiscais Eletrônicos - SCD-e - e o intercâmbio de informações entre as unidades da Federação.

 

Protocolo ICMS 153/10

 

De 24/10/2010, disponibiliza a aplicação da Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul para utilização pela Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo.

 

3. Quais são as vantagens da NF-e?

A nota fiscal eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

 

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via; 

Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima; 

Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico; 

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;

Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;

Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;

Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital. 

 

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações; 

Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões; 

Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

 

Benefícios para a Sociedade:

Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos; 

Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias; 

Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas; 

Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e. 

 

Benefícios para os Contabilistas:

Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

 

Benefícios para o Fisco:

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

 

4. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua a nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. 

Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor. Por exemplo:

Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21; e

Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;

 

Também pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. (AJUSTE SINIEF n. 15/ 2010.)

5. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

6. Quais empresas e a partir de quando serão obrigadas à emissão de NF-e? 

A obrigatoriedade de emissão de NF-e, em âmbito Nacional, está prevista para os contribuintes elencados nos seguintes dispositivos legais:

Protocolo ICMS 10/07 e suas alterações, para os anos de 2008 e 2009;

Protocolo ICMS 42/09 e suas alterações, para o ano de 2010 em diante.

Para os demais contribuintes, a estratégia de implantação nacional é que estes, voluntariamente e gradualmente, independente do porte, se interessem por ser emissores da Nota Fiscal Eletrônica.

A obrigatoriedade se aplica a todas as operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes referidos nos Protocolos de ICMS citados acima, ficando vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1-A. 

7. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações? 

A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).  

Importante observar que é obrigatório encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para, conforme previsto no parágrafo 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05: 

o destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;

o transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.

Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o VISUALIZADOR DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO", disponível para download em: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/visualizador.aspx

O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o modelo. 

Caso o cliente não seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas as verificações citadas acima. 

Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e.

8. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar – DANFE, podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas? 

Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações documentadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a Órgãos Públicos e empresas públicas.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.

O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo VISUALIZADOR DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO", disponível para download em: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/visualizador.aspx, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda ou Portal Nacional da NF-e.

Realizada a consulta descrita acima e verificada a existência e a validade da NF-e, o DANFE poderá ser utilizado como documento hábil para a comprovação documental junto ao Tribunal de Contas, em substituição às notas fiscais em papel modelos 1 e 1A.

9. O destinatário da mercadoria pode exigir a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica? 

Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários.

Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, a obrigatoriedade de emissão de NF-e aplica se a todas as operações praticadas em todos os estabelecimentos, sendo vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas na legislação. 

10. As empresas obrigadas serão credenciadas de ofício pela Secretaria da Fazenda ou terão que providenciar seu credenciamento para emissão de NF-e? 

 

A regra geral é que o contribuinte solicite o seu credenciamento. Cada Estado possui seus procedimentos de credenciamento na NF-e relativo a seus contribuintes, os quais poderão ser consultados na página NF-e do site de cada Sefaz, em geral publicadas em Manual de Credenciamento próprio.

 

Com o aumento do número de segmentos obrigados, a maioria das Secretarias de Fazenda credenciaram sumariamente os estabelecimentos identificados como obrigados. Esses estabelecimentos ingressam automaticamente na fase de produção da NF-e, sendo considerados emissores voluntários até a data do início da vigência da obrigatoriedade. Iniciada a data de obrigatoriedade, cessa a voluntariedade e, com ela, a possibilidade de emitir documentos fiscais em papel, modelo 1 ou 1-A, que deverão ser substituídos, necessariamente, pela NF-e.

 

Portanto, o contribuinte que esteja obrigado a emitir NF-e, modelo 55, em substituição à nota fiscal modelo 1 ou 1-A, cujo estabelecimento, eventualmente, não tenha sido credenciado, deverá providenciar o credenciamento de seu estabelecimento, conforme procedimentos previstos no site da Sefaz de sua circunscrição.

 

De outro lado, o contribuinte que não pratique as atividades da obrigatoriedade mas tenha sido credenciado de ofício deverá procurar a repartição fiscal de sua jurisdição para providenciar a regularização de sua situação cadastral, modificando as atividades de seu cadastro que tenham vínculo com a obrigatoriedade para a seguir efetuar a anulação da informação de obrigatoriedade.

 

11. Os contribuintes obrigados a emitir NF-e podem antecipar o início desta emissão? 

Sim, qualquer contribuinte que o desejar poderá iniciar a emissão de NF-e em substituição à NF Mod. 1 ou 1-A, desde que esteja credenciado em produção em seu Estado. 

12. Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e que optarem por antecipar sua emissão, anteciparão também a data inicial da obrigatoriedade de emissão de NF-e? 

Não. Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e que anteciparem a data de seu uso serão considerados emissores voluntários até que chegue a data inicial da obrigatoriedade.

 

Enquanto não houver iniciado a obrigatoriedade, poderão emitir documentos fiscais em papel modelo 1 ou 1-A.  Chamamos a atenção que este procedimento pode ser diferenciado em algumas UFs.

 

13. Quais CNAE´s geram a obrigatoriedade de emissão de NF-e? 

As obrigatoriedades previstas no Protocolo ICMS 10/2007 aplicam-se aos contribuintes que exercem efetivamente as atividades econômicas relacionadas no respectivo Protocolo, referente as etapas ocorridas nos anos de 2008 e 2009.

As obrigatoriedades previstas no Protocolo ICMS 42/2009 aplicam-se aos contribuintes enquadrados  nos códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE, descritos no respectivo Protocolo, referente as etapas ocorridas em 2010 e prorrogações. Deve-se considerar o código da CNAE principal do contribuinte, bem como os secundários, conforme conste ou, por exercer a atividade, deva constar em seus atos constitutivos ou em seus cadastros, junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) e no cadastro de contribuinte do ICMS dos Fiscos Estaduais. 

14. Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas notas fiscais em papel pela Nota Fiscal Eletrônica? 

O estabelecimento credenciado a emitir NF-e que não seja obrigado à sua emissão deverá emitir, preferencialmente, NF-e em substituição à nota fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A.

 

Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, após o início da obrigatoriedade prevista na legislação, devem emitir NF-e em todas as operações nas quais emitiriam nota fiscal modelo 1 ou 1A (salvo situações de exceção previstas na própria legislação da obrigatoriedade). No caso de a empresa obrigada ou voluntariamente credenciada emitir também cupom fiscal, nota fiscal a consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal (além de mod. 1 ou 1-A), deverá continuar emitindo-os, concomitantemente com a NF-e, pois a nota fiscal eletrônica substituirá apenas as operações anteriormente acobertadas por notas fiscais modelo 1 ou 1-A.

 

15. As médias e pequenas empresas também podem emitir NF-e? 

Sim. Independente do porte, as empresas que praticam uma das atividades econômicas obrigadas, devem emitir NF-e. Da mesma forma, as empresas que não estiverem obrigadas poderão, voluntariamente, aderir à emissão de NF-e. 

16. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e?

As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo: 

 

Possuir acesso à Internet (com qualquer velocidade de acesso, até discada, se for compatível com o volume de emissões);

Se não estiver credenciada sumariamente em decorrência da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federação não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e. 

Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-Brasil contendo o n° do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte);

Utilizar aplicação de emissão própria ou adquirida, que deverá estar configurada com os Web Services apropriados ou utilizar a versão de PRODUÇÃO do Software Emissor disponibilizado pelo fisco - Instruções para o download e instalação.

17. Qual a diferença entre os ambientes de homologação (teste) e de produção das Secretarias de Fazenda? 

As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto à SEFAZ e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.

Os documentos enviados para o ambiente de homologação (testes) NÃO têm validade jurídica e NÃO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A. 

18. Após o início da emissão de NF-e com validade jurídica a empresa poderá continuar os testes de seus sistemas? 

Sim, ao credenciar-se como emissora de NF-e, a empresa continua habilitada a testar suas soluções tecnológicas de envio de NF-e no ambiente de testes da SEFAZ.

19. Para ser emissor da NF-e, a empresa precisa estar em dia com suas obrigações fiscais?

 

Atualmente a regularidade fiscal exigida para o contribuinte tornar-se emissor da NF-e diz respeito tão-somente a estar regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da sua unidade federada de origem, não havendo impedimentos decorrentes de outros débitos com o fisco para a empresa tornar-se emissora da NF-e.

20. Quem é responsável pelo credenciamento de empresas de outros Estados que utilizam Sefaz Virtual?

A Sefaz-Virtual/RS e a Sefaz-Virtual/AN são responsáveis apenas pelo credenciamento de seus contribuintes (contribuintes do RS ou contribuintes exclusivamente da RFB). Os demais contribuintes, ainda que usuários do Sefaz Virtual (RS ou AN), deverão efetuar seu credenciamento na repartição fiscal da sua unidade federada.

21. Quando o contribuinte possui mais de um estabelecimento no Estado, precisa credenciar todos ou apenas um deles?

Na maior parte dos estados o credenciamento é feito por estabelecimento.  Em alguns estados o credenciamento é feito por empresa (pela raiz do CNPJ), portanto, nesta questão o contribuinte deve seguir a legislação da circunscrição de sua filial.

22. Para solicitar o credenciamento na NF-e devo informar o CNPJ da matriz quando localizada em outro Estado ou da filial localizada no Estado de credenciamento?

Conforme definido na questão anterior, o procedimento vai depender da legislação do Estado da filial do contribuinte..

23. O acesso ao ambiente de teste e de produção está aberto para as empresas de software que desejarem desenvolver programas para a NF-e? 

Atualmente o acesso aos ambientes da NF-e da Sefaz, seja o de testes ou o de produção, somente é autorizado para contribuintes (ICMS/IPI)_devidamente credenciados como emissores da NF-e.

24. Ser usuário de processamento eletrônico de dados é condição para ser emissor de NF-e? 

Não. Todo contribuinte que exercer uma atividade enquadrada na obrigatoriedade de emissão de NF-e deverá substituir as notas fiscais modelo 1 e 1-A por NF-e, independentemente de antes do início da obrigatoriedade ser usuária ou não de processamento eletrônico de dados.

25. O que o contribuinte fabricante de vinho ou cachaça que tenha auferido no exercício anterior receita bruta inferior a R$ 360.000,00 deve fazer para ser dispensado da obrigatoriedade de emitir NF-e?

O contribuinte que se enquadrar em um dos casos de dispensa da obrigatoriedade de emitir NF-e, descritos nos § 2º das cláusulas primeiras dos Protocolos ICMS 10/2007 e 42/2009, deverá solicitar a dispensa de uso da NF-e, seguindo informações descritas na página NF-e do site da Sefaz. A solicitação será analisada pela fiscalização da circunscrição do estabelecimento solicitante.

 

26. Em caso de troca de CNPJ, de fusão, incorporação e cisão de empresas, como fica o credenciamento?

Conforme definido na questão 22, o contribuinte deve seguir a legislação da circunscrição de sua filial.

27. No caso de importação, a empresa é obrigada a emitir NF-e para todas as operações (importações, vendas, transferências, etc) ou somente para as importações das mercadorias introduzidas na obrigatoriedade pelo Protocolo ICMS 87/2008.

Para aqueles contribuintes que realizem operações de comércio exterior (importação e exportação) estarão sujeitos à obrigatoriedade de emissão RESTRITA a estas operações, caso não se enquadrem em nenhuma outra hipótese de obrigatoriedade, independentemente da atividade econômica exercida, a partir de 1° de dezembro de 2010 (PROTOCOLO ICMS 85/2010).

 

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II. Obrigações acessórias (o que muda com a NF-e)

 

 

1. Com a NF-e continua necessário obter previamente a AIDF (Autorização de Impressão de Documento fiscal)?

Para a NF-e não existe mais a figura da AIDF, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização de uso do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida. Se a empresa é obrigada a emitir, também, outros modelos de documento fiscal (ex.: nota fiscal de venda a consumidor), deverá solicitar a AIDF para esses documentos.

2. Com a NF-e continua necessário gerar o RIEX, SINTEGRA, GIA, livros fiscais, etc? Haverá integração dos sistemas de NF-e com os softwares destas declarações?

Neste momento, ficam mantidas todas as obrigações acessórias às quais os contribuintes estão sujeitos atualmente, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. 

Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital – a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas. 

3. Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica?

Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica. 

Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital – a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor. 

 

4. É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e? 

Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e´s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.

 

5. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

6. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?

Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.

 

7. Como fica a emissão da declaração de ingresso das NF-es emitidas para a Zona Franca de Manaus - ficará disponível automaticamente assim que a mercadoria adentrar o Estado de destino?

A SUFRAMA desenvolveu uma versão do Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional - SINAL compatível com a NF-e que facilita o processo de envio da documentação fiscal, registro e vistoria das mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA.

O novo sistema prevê um maior controle do processo de internamento de mercadorias pelos emissores de NF-e, resultando na simplificação e maior agilidade de comprovação do internamento de mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA.

Consulte o site da SUFRAMA para maiores informações: www.suframa.gov.br.

 

8.  A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação.  Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?

A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.

A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.

 

 

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III. Modelo Operacional (o que muda com a NF-e)

 

1. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. 

Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que faz uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. 

Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibiliza consulta, na Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. 

Este mesmo arquivo da NF-e é ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Também  é transmitida para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, em se tratando de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, quando a NF-e  tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.


Para acompanhar o trânsito da mercadoria, deve ser impressa uma representação gráfica simplificada da nota fiscal eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e m única via, que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.

Nas questões abaixo, foram relacionadas as principais dúvidas das etapas do processo de emissão de uma NF-e.


A) Emissão e autorização da NF-e 

2. Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NF-e?

Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, são feitas as seguintes validações:

• Assinatura digital – para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;

• Arquivo digital da NF-e – para garantir a observância ao leiaute do arquivo estabelecido no “Manual de Integração – Contribuinte”;

• Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;

• Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

• A regularidade fiscal do emitente – se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.



Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.


Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da Sefaz. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.


Importante: ao rejeitar uma NF-e, a Sefaz sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração - Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e. 


A Sefaz poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status “Denegado o uso”, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. Algumas unidades da Federação denegam a Autorização de uso da NF-e em casos de irregularidade fiscal do destinatário.


3. Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria da Fazenda?

O tempo médio de autorização de cada NF-e tem se mantido inferior a 1 (um) segundo.  Cabe ressaltar que, como a NF-e é transmitida em lotes, podendo ser, inclusive, transmitidos vários lotes em simultâneo, o sistema autorizador está estruturado para processar diversas NF-e de forma paralela, de modo que a empresa poderá obter a autorização de várias NF-e dentro do mesmo segundo.


A título de informação:

•     um lote com várias NF-e desonera o Web Service (conexão) e onera o processamento da NF-e;

     vários lotes com uma única NF-e onera o Web Service (conexão) e desonera o processamento da NF-e;


4. Como deve ser a numeração / séries da NF-e em relação à Nota Fiscal em papel?

A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela nota fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é “55” e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são “1 ou 1A”. 

Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite. 

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).

5. Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e?

Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.


Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.


Importante: 


• Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma única NF-e;


• A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.


• Se o DANFE for impresso em mais de uma página, cada página dele deverá ser numerada, descrevendo a página atual e o total de páginas do documento (ex.: folha 2/3).


6. Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e?

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.

Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor e assinada digitalmente com o certificado digital contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

7. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?

No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando.

Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da NF-e.

Em relação ao DANFE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria.

8. É possível o envio por lote de NF-e ou a emissão deve ser feito nota a nota?

A emissão e a assinatura digital deve ser feita nota a nota, no entanto, o processo de transmissão da NF-e deve ser realizado em lotes. Os lotes podem conter uma única NF-e ou até 50 NF-e, desde que não exceda a 500 Kbytes.


A título de informação:

um lote com várias NF-e desonera o Web Service (conexão) e onera o processamento da NF-e;

vários lotes com uma única NF-e onera o Web Service (conexão) e desonera o processamento da NF-e;

9. Se alguma NF-e for rejeitada, todo o lote será rejeitado também?

Não. As NF-e podem ser transmitidas em lote, mas a validação é sempre individual, nota a nota. 

Desta forma, se em num lote de 50 NF-e, 3 forem rejeitadas e as demais autorizadas, a SEFAZ retornará a autorização de uso de 47 NF-e e a rejeição de 3 NF-e.

10. A NF-e pode ser emitida/digitada diretamente  no site da Secretaria da Fazenda?

Não, o modelo nacional da nota fiscal eletrônica pressupõe a existência de arquivo eletrônico com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir de seu sistema emissor de NF-e que pode ser próprio ou adquirido de terceiros. Inclusive, existe um programa emissor de NF-e gratuito, disponibilizado para download no site do Portal Nacional de NF-e, para uso pelas micros e pequenas empresas.


11. Como proceder ao se emitir uma nota fiscal eletrônica que possui itens não relacionados ao mix de mercadorias comercializadas pelo contribuinte (ex.: apropriação de crédito do ativo permanente)?

Nesses casos, deve ser criado um item próprio na NF-e representando a operação, podendo ser cadastrado um produto para isto (ex.: cadastrar um item para apropriação do crédito do ativo permanente, etc.). Deve-se utilizar o quadro “Dados dos Produtos/Serviços” para detalhar as operações que não caracterizem circulação de mercadorias ou prestações de serviços e que exijam emissão de documentos fiscais (como transferência de créditos ou apropriação de incentivos fiscais, por exemplo).


12. Os campos totalizadores de produtos e impostos em um DANFE emitido em várias páginas devem ser impressos na primeira ou na última página?

Devem ser impressos apenas na primeira página, conforme previsto no Manual de Integração – Contribuinte.

13. Qual o modelo a ser utilizado e a série no caso da emissão de NF-e?

O modelo da NF-e é o 55. A série abarca a numeração 001 a 999, sendo que as séries de número 890 a 899 de uso exclusivo para emissão de NF-e avulsa, pelo contribuinte com seu certificado digital, através do site do Fisco; e as séries de número 900 a 999 de uso exclusivo de NF-e emitidas em contingência e autorizadas no Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN.

14. Atualmente, em uma NF em papel emitida no caso de importação de mercadorias, os dados referentes ao imposto de importação, ao PIS e à Cofins são impressos no corpo da NF, na descrição dos produtos. Como fica no caso da NF-e?

Na NF-e, essas informações devem constar no XML da NF-e (há TAGs para esses dados). No DANFE, podem constar nas informações adicionais.

15. Como será feita a validação de dados cadastrais (razão social, CEP, município, endereço, etc.) no momento do envio do arquivo XML?

Estes dados não são validados. Assim como não são feitas validações de cunho fiscal, a grande maioria do conteúdo da NF-e não é validada. Existem poucas exceções, as quais estão previstas na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Integração) com motivos de rejeição e regras de validação específicos, como a regra de formação do CNPJ, as regras de formação da Inscrição Estadual, a associação do município com a sua UF através dos respectivos códigos, etc. Para os emissores de NF-e, existe a previsão de disponibilização de um serviço (web service) para consulta aos dados cadastrais dos contribuintes, já implementado por grande parte dos Estados.

16. A NF-e deverá seguir a numeração sequencial das notas fiscais 1 ou 1-A?

Não, a numeração utilizada na NF-e independe da numeração utilizada nos talonários fiscais ou formulários contínuos da nota fiscal modelo 1 ou 1-A. Ao iniciar o uso da NF-e, o contribuinte deverá iniciar a numeração pelo nº 1, pois se trata de novo modelo de documento fiscal (modelo 55), emitindo as demais notas na sequência.  Ele poderá também adotar séries distintas, se assim desejar, para documentar operações de entrada e de saída de mercadorias por exemplo, desde que a mudança de série seja documentada mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).

17. A NF-e pode ser preenchida com mais de um CFOP?

Sim, pois para cada item de mercadoria da NF-e há um CFOP próprio, o que permite a emissão de uma NF-e com mais de um CFOP. Para maiores esclarecimentos, ver o Manual de Integração – Contribuinte.  

18. É possível emitir uma NF-e retroativa para o caso, por exemplo, de apropriação de crédito do ativo permanente de um dado mês, cujo cálculo só pode ser efetuado no início do mês seguinte, após apuração dos valores?

Atualmente o limite técnico para autorização de NF-e com data retroativa é de 30 (trinta) dias ou outro limite definido pela Unidade da Federação, a contar da data de emissão. Não havendo outros impedimentos fiscais, a empresa poderá emitir a NF-e em questão no início do mês seguinte tão logo seja possível apurar os valores a serem documentados.


19. É possível imprimir no DANFE, através do programa emissor autônomo da NF-e, a data de vencimento e o valor da venda a prazo?

Sim, desde que tais informações façam parte dos dados da fatura da NF-e. Como atualmente o Emissor de NF-e não imprime os dados das duplicatas no DANFE, caso a empresa necessite apor tais dados neste documento auxiliar, poderá utilizar os campos de dados adicionais, ou também utilizar de sistema próprio para a impressão, quando poderá colocar os dados das duplicatas no mesmo quadra utilizado para a impressão da fatura.


B) Correção, cancelamento e inutilização de NF-e 

20. É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. 

O emitente poderá:

dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.

dentro de certas condições, emitir uma nota fiscal eletrônica complementar, ou uma nota fiscal eletrônica de ajuste, conforme o caso.

sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Este serviço foi implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS), o contribuinte deve se informar em seu Estado sobre esta disponibilização. Nos Estados em que a CC-e ainda não foi implantada a empresa emitente de NF-e poderá emitir Carta de Correção, em papel, conforme definido através do Ajuste Sinief 01/07.

21. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso.

O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.  A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Sefaz. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.


O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da Sefaz autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br). 


As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.


22. Qual o procedimento a ser adotado para a carta de correção, no caso de utilizar NF-e?

Para os estabelecimentos emitentes de NF-e foi criado o serviço da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) e já está implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS), o contribuinte deve se informar em seu Estado sobre esta disponibilização. As especificações técnicas da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) estão definidas na Nota Técnica 2011.003 disponível neste Portal. Nos Estados em que a CC-e ainda não foi implantada, a empresa emitente de NF-e poderá emitir Carta de Correção, em papel, conforme definido através do Ajuste Sinief 01/07.


O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro não esteja relacionado com:


1 - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);


2 - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;


3 - a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.



23. Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (há previsão de NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?

Com relação à Carta de Correção, vide a questão 22.

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência exclusivamente eletrônica e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.

Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar são:

I - no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação; 

II - na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal; 

III - na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original; 

IV - para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original; 

V - na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final; 

VI - em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco. 

24. O que é a inutilização de número de NF-e?

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.


As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.


25. As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas?

Não, nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Cada número/série de NF-e poderá encontrar-se apenas em uma das seguintes situações: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou então ter sido inutilizado (ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situações). Assim, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.



C) Envio da NF-e e da mercadoria ao destinatário 

26. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANFE?

Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizada num site e acessível mediante uma senha etc.

Com relação à obrigatoriedade da entrega, o § 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. A cláusula décima do mesmo Ajuste determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima, deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação. 

27. O que acompanhará o trânsito da mercadoria documentada por NF-e?


O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.


O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, formulário de segurança ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).


Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.


Para maiores informações, vide as questões abaixo relativas ao DANFE e consulte a cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05.

28. A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal?

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações, sendo a NF-e um documento fiscal reconhecido em qualquer parte do território nacional. 


29. Como fica a confirmação de entrega da mercadoria com a NF-e?

Não há nenhuma alteração com relação aos procedimentos comerciais existentes com a nota fiscal em papel. No leiaute do DANFE, existe a previsão de um espaço (canhoto) destinado à confirmação da entrega da mercadoria. Esse canhoto poderá ser destacado e entregue ao remetente.

30. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e? 

A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.


Na segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.


Importante: 


• Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada.


• Caso a nota fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o destinatário da NF-e que deu origem a NF-e de devolução.


31. Como enviar a nota fiscal eletrônica para o destinatário (comprador) que não tenha acesso à internet? E no caso de exportação de mercadorias?

A legislação não estabeleceu uma forma específica de envio da NF-e para o destinatário. Cabe ao vendedor (emissor da NF-e) encontrar a melhor forma de encaminhar ao seu cliente a NF-e. No caso do exportador, vale a mesma regra.


32. Os clientes têm obrigatoriedade de acessar algum site e imprimir a NF-e? Em quantas vias? 

A NF-e é um documento eletrônico, digital, não podendo ser impressa. A impressão de seu conteúdo não tem valor jurídico, tampouco contábil/fiscal. É obrigação do destinatário verificar a autenticidade da NF-e por consulta ao Portal Nacional ou ao site da Sefaz autorizadora.


D) Consulta de uma NF-e na Internet 


33. A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória ou facultativa?

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e.

Nos termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06:

"§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e."

Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.

34. Como funciona a consulta da NF-e na Internet?

As notas fiscais eletrônicas autorizadas podem ser consultadas tanto no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br) como no site da sefaz autorizadora (Sefaz de Origem ou Sefaz-Virtual).

A consulta deve ser feita sempre através do Portal Nacional da NF-e.  Caso a NF-e não seja encontrada, o usuário deve realizar a consulta no site da sefaz de origem do emitente, pois, eventualmente, pode ocorrer problema de sincronismo entre as bases de dados do Ambiente Nacional e a sefaz de origem do emitente.  

A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora.

No caso de contingência, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

Para a visualização das informações da NF-e, é necessário fornecer a chave de acesso da nota fiscal impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Essa chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Forma de emissão da NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Essa chave pode ser digitada, capturada com o uso do leitor de código de barras unidimensional ou obtida diretamente do arquivo eletrônico da NF-e.

A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção da mesma pela Sefaz. Findo esse prazo, a consulta poderá retornar informações parciais, que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial. 

Atenção: Na consulta na internet, não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do DANFE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações. Também não é possível fazer download da NF-e no portal nacional e nos portais da fazenda das unidades federadas. 

35. Como proceder quando a nota fiscal eletrônica constar como “inexistente” no Ambiente Nacional da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br))?

O interessado deverá consultar a NF-e, através de sua chave de acesso, no site da Sefaz autorizadora (SEFAZ da UF de origem ou Sefaz-Virtual). A NF-e pode ser consultada tanto no site da Sefaz autorizadora  quanto no ambiente nacional (Portal Nacional da NF-e).

Conforme o modelo operacional, após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem essa transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização. Nesse caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou.  

A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora.

No caso de contingência, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

36. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?

A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a sua autorização de uso. 

Findo esse prazo, a consulta retornará informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação) e ficará disponível pelo prazo decadencial.

37. Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez?

Os portais das Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrônica por vez. No site, a consulta às NF-e também deve ser realizada uma a uma.


E) Escrituração das NF-e 

38. As empresas que ainda não emitem NF-e poderão escriturar o DANFE sem a consulta da NF-e?

O DANFE é mera representação gráfica da NF-e e não se confunde com a NF-e. Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e, é facultado proceder à escrituração da NF-e, para aqueles não credenciados, com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituição à NF-e.

Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso da NF-e aplica-se a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.


39. Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e, ela deverá, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias?

A empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica ao Portal Nacional da NF-e ou à Sefaz da circunscrição do contribuinte emitente. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das NF-e de entradas a partir da digitação dos DANFE.

40. Como os contabilistas terão acesso às NF-e de seus clientes?

Com relação às NF-e emitidas/recebidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes e visualizá-las por meio do "VISUALIZADOR DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO" desenvolvido pela Receita Federal e disponível para download no Portal Nacional da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/visualizador.aspx).   Algumas Sefaz já disponibilizaram consulta através da área de acesso restrito aos seus contribuintes e respectivos contabilistas.

41. Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma empresa?

Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a NF-e.

A NF-e permite, no entanto, uma simplificação dos procedimentos. Os sistemas internos de escrituração das empresas podem ser adaptados para uma recuperação automática de informações de arquivos de NF-e. 

42. Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres?

O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item 11.1.9A, a seguir transcrito:

“11.1.9A – CAMPO 08 - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos”


F) Contingência para Emissão de NF-e 

43. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e? 

Ocorrendo problemas técnicos com a emissão de NF-e, a empresa poderá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alterações) e na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Integração do Contribuinte - versão 4.0.1 - NT2009.006 - Anexo X - a partir da Pág. 177 / 232). A documentação técnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados à NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e, em www.nfe.fazenda.gov.br

Resumidamente, os procedimentos de contingência atuais podem ser descritos da seguinte forma:

1) Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN:

Emissão da NF-e  em  contingência  com  transmissão para  o  Sistema  de  Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) e o DANFE pode ser impresso em papel comum. A transmissão para o SCAN depende de ativação prévia pela Sefaz autorizadora, de forma que sua utilização estará relacionada na maior parte dos casos com problemas técnicos na Sefaz autorizadora (e não no ambiente da empresa emitente). Nesse caso, a empresa deverá gerar NF-e com série a partir de 900 (séries de 900 a 999 estão reservadas ao SCAN), seguindo normalmente os demais procedimentos.


2) Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC:

Emissão  de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas e impressão do DANFE em papel comum. O contribuinte informa ao fisco através do ambiente nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas da NF-e que irá emitir em contingência. 

O DANFE deve ser impresso no mínimo em duas vias. Uma das vias será para o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, a outra via será para o arquivo fiscal do emitente. 

As  NF-e emitidas  em DPEC, devem ser transmitidas para  SEFAZ de  origem, quando  cessarem  os problemas  técnicos  que  impediam  a  sua  transmissão.

 

3) Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares -  FS-DA:

Para as situações em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de  origem  do  emissor,  o  contribuinte pode  optar  pela  emissão  da  NF-e  em contingência  com  a  impressão  do  DANFE  em  Formulário  de  Segurança – Documento Auxiliar (FS-DA). Somente  as  empresas  que  possuam estoque de Formulário de Segurança – Documento Auxiliar (FS-DA) poderão optar por esta contingência,  conforme o  Convênio  ICMS  96/09. A transmissão das  NF-e emitidas  em FS-DA para  SEFAZ  de  origem  será  realizada quando  cessarem  os problemas  técnicos  que  impediam  a  sua  transmissão.

Nos casos de NF-e emitida em FS-DA, o DANFE deverá ser impresso no mínimo em duas vias. Uma das vias será para o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, a outra via será para o arquivo fiscal do emitente. 

Caso a NF-e seja rejeitada na transmissão, o contribuinte deverá providenciar a correção, solicitar novamente a autorização da NF-e, imprimir o novo DANFE em FS-DA e providenciar a regularização perante o destinatário, entregando-lhe tanto o novo DANFE quanto a respectiva NF-e devidamente autorizada.

Sempre que o contribuinte enfrentar uma situação de contingência, deverá lavrar termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando o motivo da entrada de contingência, a data e a hora com minutos e segundos do seu início e seu término, a numeração e a série da primeira e da última NF-e geradas nesse período, identificando qual modalidade de contingência foi utilizada.

Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente, após a cessação das falhas, deverá solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorização de uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, bem como solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas.

A empresa deverá observar os demais procedimentos a serem adotados, de acordo com o tipo de contingência, previstos na legislação e na documentação técnica (Ajuste SINIEF 07/05, Manual de Integração de Contribuinte).

44. Como fica a numeração das notas fiscais emitidas em contingência?

A numeração das NF-e emitidas em contingência deverá seguir a sequência de numeração da série que for adotada para a contingência. No caso de autorização pelo SCAN, o contribuinte deverá modificar a série da NF-e para uma entre as séries 900 a 999 (as quais estão reservadas para o SCAN). No caso de utilização das demais formas de contingência não se exige a troca de série para a emissão das NF-e.

A emissão de NF mod. 1/1-A não é considerada contingência de NF-e, podendo a sua emissão em substituição à emissão de NF-e ser adotada apenas pelos contribuintes que não estiverem obrigados ao uso da NF-e e optaram por emiti-la espontaneamente. Mesmo para estes, a numeração e série destes modelos de documento, NF-e e 1/1-A, não se confunde, sendo tratada de forma independente.

45. Uma NF-e transmitida para o SCAN pode ser cancelada? Como?

Apenas as NF-e que forem autorizadas em contingência pelo SCAN poderão ser canceladas no SCAN. O SCAN tratará exclusivamente das séries 900 a 999, e esta regra aplica-se a todos os serviços (autorização, cancelamento, inutilização da numeração e consulta situação da NF-e) efetuados no ambiente do SCAN. Da mesma forma, a Sefaz de origem não autorizará, cancelará ou inutilizará numeração de NF-e nessas séries reservadas ao SCAN. A exceção a essa regra é o serviço de consulta à situação da NF-e, uma vez que a Sefaz de origem poderá responder à consulta de situação das NF-e das séries reservadas ao SCAN.

46. No caso de falta de energia elétrica, é permitido o uso de talonário fiscal em papel?

A empresa obrigada a emitir nota fiscal eletrônica não poderá, em hipótese alguma, emitir notas fiscais modelos 1 e 1-A em substituição às NF-e. Em caso de falta de energia ou de outros problemas que impeçam a emissão da NF-e, deverá adotar um dos procedimentos descritos no Manual de Integração do Contribuinte - versão 4.0.1 - NT2009.006 - Anexo X - a partir da Pág. 177 / 232, disponível no portal nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

47. Se meu computador estragar ou o meu sistema de faturamento parar, como poderei emitir a NF-e?

Nas situações de ocorrência de problemas técnicos que impeçam à emissão de NF-e, o contribuinte deverá adotar um dos procedimentos de contingência descritos na documentação técnica, Manual de Integração do Contribuinte - versão 4.0.1 - NT2009.006 - Anexo X - a partir da Pág. 177 / 232(disponível no Portal Nacional da NF-e), e também previstos na legislação (vide Ajuste Sinief 07/05). Sugere-se ao contribuinte providenciar também a instalação do Programa Emissor de NF-e em algum outro computador, preferencialmente em outro local, o qual poderá ser utilizado na ocorrência de problemas com o sistema em uso, podendo, inclusive ser um notebook, ou computador com sistema de baterias (nobreak, etc.), que poderá ser utilizado inclusive nos casos de falta de energia elétrica.

48. Emitida a NF-e em contingência, através da impressão de DANFE em formulário de segurança ou FS-DA, qual o prazo que a empresa tem para enviar o arquivo XML da NF-e para a Sefaz de sua circunscrição. 


Conforme definido no Ato COTEPE 33/08, a empresa deve emitir transmitir o arquivo XML de NF-e emitida em contingência, modalidade DPEC ou em FS-DA, até 168 horas após a data de emissão da NF-e.  As secretarias de fazenda deverão definir em suas respectivas legislações penalidade pecuniária para cada NF-e transmitida para a Sefaz após este prazo.


G) Pessoa Física 

49. As pessoas físicas também podem receber a NF-e?

A nota fiscal eletrônica substitui, atualmente, a nota fiscal utilizada pelos contribuintes do IPI ou ICMS, modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. 

É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.

Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela nota fiscal eletrônica, de forma que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a existência e validade da correspondente NF-e pela Internet.

 

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IV. Programa Emissor NF-e

 

1. Para que serve o Programa Emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

Este Programa é distribuído gratuitamente e serve para emitir Notas Fiscais Eletrônicas.  Ele foi desenvolvido pela equipe do Projeto da NF-e da Sefaz/SP e pode ser utilizado pelas pequenas e médias empresas de todo o país, já que o programa esta integrado aos sistemas de autorização de NF-e das Secretarias de Fazenda de todos os estados.

 

O programa emissor está disponível para download nos seguintes sites: www.nfe.fazenda.gov.br e www.fazenda.sp.gov.br/nfe, opção Emissor NF-e. 

 

 

 2. Como instala o Emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

O usuário interessado precisará:

instalar a última versão do Java JRE. Todos os passos necessários para a esta instalação estão disponíveis no site citado anteriormente. Caso o Java já esteja instalado, o sistema avisará isso ao usuário.

iniciar a instalação do programa emissor de nota fiscal eletrônica. Todos os passos necessários para esta instalação também estão disponíveis neste endereço eletrônico. Após a instalação, para abrir o programa, clique no botão “run” (ou executar).

Importante: quando o usuário abrir o programa, poderá ser apresentada uma tela de atualização automática do programa. Caso esteja conectado à internet, clique em “OK”; caso contrário, clique em “Cancel” (ou “Cancelar”).

 

 

3. Quais os requisitos mínimos para instalação e uso do Emissor de NF-e? 

Os requisitos mínimos para instalação do programa emissor de Notas Fiscais Eletrônicas são:

Processador Pentium III ou AMD K6 450 Megahertz ou superior.

Memória RAM de 256 Megabytes ou superior. São recomendados 512 Megabytes. 

Espaço em disco de 98 Megabytes para o Java - JRE 6 e 30 Megabytes para o Programa Emissor NF-e. (sem considerar o espaço necessário ao armazenamento dos dados de cadastro e das NF-e).

Para uso do programa emissor de Notas Fiscais Eletrônicas, a empresa deverá possuir certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil e possuir acesso à Internet. O estabelecimento emissor deverá também estar credenciado junto à Secretaria da Fazenda do estado de sua circunscrição.

 

 

4. Como emitir uma NF-e com o Programa Emissor de NF-e?

Assista aos vídeos explicativos acessando o Portal Nacional da NF-e, no endereço www.www.nfe.fazenda.gov.br, clicando no link “Downloads”; “Emissor de NF-e”.

 

Passos:

1) o usuário deverá clicar no símbolo da Nota Fiscal Eletrônica.

2) Poderá abrir uma mensagem de atualização automática do sistema. Caso o usuário esteja conectado na Internet, poderá clicar em “OK”. Se não estiver conectado na Internet, deverá clicar em “Cancel”.

3) clicar em “run” na mensagem que será aberta ao usuário.

4) cadastrar os dados do emitente ou escolher um emitente já cadastrado no programa.

5) digitar uma nova Nota Fiscal Eletrônica ou importar os dados de uma nota fiscal no formato txt ou xml.

6) validar as informações da Nota Fiscal e, se necessário, corrigir os erros apontados pelo sistema.

7) assinar digitalmente a Nota Fiscal Eletrônica com o certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP Brasil.

8) transmitir a Nota Fiscal Eletrônica. Esta nota será enviada para o endereço eletrônico da Secretaria da Fazenda da circunscrição do contribuinte.

9) verificar se a Nota Fiscal Eletrônica foi autorizada. Neste caso, poderá imprimir o Documento Auxiliar – DANFE.

 

5. Quais os tipos de certificados digitais podem ser utilizados no Emissor de NF-e ?  

Para utilizar o emissor de NF-e, o contribuinte deverá dispor de Certificado Digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. 

Importante: recomendamos que seu fornecedor de certificado digital seja consultado quanto à compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e o sistema operacional do equipamento.

Atenção:

a) O certificado digital utilizado na Nota Fiscal Eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte. Para maiores informações sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp

b) Não é necessário enviar a chave Pública do certificado Digital para a SEFAZ. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital. 

c) Não é necessário um certificado digital distinto para cada estabelecimento da empresa. A NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

 

 

6. Minha empresa está cadastrada para emissão de NF-e em fase de teste, porém, ao enviar o arquivo, este volta com o código de erro 203 ou 245 ("203 - Rejeição: Emissor não habilitado para emissão da NF-e" – “245 - CNPJ Emitente não cadastrado”). O que faço?

 

- A liberação do ambiente de testes não habilita a empresa a emitir seus documentos no ambiente de produção. Para tanto, é necessário a liberação do ambiente de produção obtido através do credenciamento em sua Unidade Federada como Emissor de NF-e.

 

- O credenciamento é feito por UF, devendo ser solicitado em cada Estado que a empresa possua estabelecimentos.

 

Portanto, com base nas informações prestadas pela empresa, ou os documentos estão sendo enviados para o ambiente que não corresponde ao tipo de documento enviado, de testes ou de produção, ou os documentos estão sendo enviados para o ambiente que não é o responsável pela autorização do Estado do emissor (Sefaz/UF ou Sefaz-Virtual/XX).

 

A validação da habilitação do contribuinte será feita com base no CNPJ e Inscrição Estadual informados nos dados de emitente do documento transmitido. Com base nestes dados, a empresa deverá confirmar se está efetivamente credenciada como emissora de NF-e na UF onde está estabelecida (e pelo qual está tentando emitir a NF-e). Primeiramente, a verificação poderá ser feita pelo endereço de internet do Portal NF-e da SEFAZ respectiva. Não sendo possível, após a confirmação de que está efetivamente emitindo as NF-e para o ambiente correto, conforme descrito a seguir, deverá verificar os procedimentos de credenciamento junto ao seu Estado, entrando em contato com a Administração Tributária correspondente caso necessário.

 

Quanto ao envio dos documentos ao ambiente (Testes ou Produção) e à Sefaz autorizadora (correspondente da UF do emissor) estão corretos, essa validação é feita pela comparação do endereço do WS para o qual foram enviados os documentos com a sigla da UF de origem informados. Tais informações estão presentes no próprio arquivo da NF-e transmitido.

 

Portanto:

- No caso de utilização do Programa Emissor de NF-e, o próprio aplicativo identifica o endereço de envio correto, de acordo com os dados informados no documento (UF e versão do programa, se de testes ou produção).

- No caso de utilização de aplicação própria, a empresa deverá verificar as mesmas informações prestadas pela sua aplicação, além dos endereços dos Web Services (WS) para os quais está transmitindo os documentos. A relação dos WS está disponível no Portal Nacional da NF-e, de Produção ou de Testes, pelos endereços https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal// (para Produção) e https://hom.nfe.fazenda.gov.br/portal/ (para Testes).

 

 

7. A NF-e gerada pelo Emissor de NF-e deve ser enviada ao meu cliente?  

Sim. o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.

A forma como este envio será feito ao destinatário não está regulamentado, e pode ser ajustado entre o emitente e seu cliente.

 

8. Como obter a NF-e do Software Emissor de NF-e para enviá-la ou disponibilizá-la a meu cliente?  

O emitente poderá exportar a NF-e autorizada do software para encaminhá-la ou disponibilizá-la ao seu cliente. Para exportar a NF-e, o usuário poderá seguir os seguintes passos:

a) Na tela de gerenciamento do Emissor da NF-e, ou na tela de detalhe da NF-e, clique em "EXPORTAR" e selecione "ARQUIVO XML" como o tipo de arquivo a ser gerado. Localize um diretório em que o arquivo será exportado; 

b) Será gerado um arquivo cujo nome será composto: pelo número do protocolo de autorização (15 dígitos), seguido da versão do leiaute (ex: v1.10), e acrescentado com a expressão "-procNFe". Exemplo de nome de um arquivo de NF-e autorizado exportado: "123456789012345_v1.10-procNFe". 

c) Este arquivo gerado deverá ser armazenado pelo emitente pelo prazo decadencial e também deverá ser encaminhado ou disponibilizado ao seu cliente. A forma deste envio ao seu cliente não está regulamentada pela legislação, e poderá ser feita da melhor forma segura comercialmente combinada entre o emitente e o destinatário. 

 

9. É necessário fazer backup (cópia de segurança) das NF-e emitidas pelo Emissor NF-e? Como fazer o backup?  

Sim, é aconselhável que seja feito backup periódico das NF-e emitidas, para que elas não se acumulem no software e comecem a gerar demorar na operacionalização do sistema.

Para realizar backup: 

a) Saia do emitente atual (Opção "Emitente" - "Sair do Emitente Atual") 

b) Clicar em "Sistema" - "Backup"; 

c) Selecionar o diretório em que será gravado o backup e clique em "Iniciar"; 

d) No backup será gerado um arquivo zipado com o nome "NFE_" seguido do ano, mês, dia, hora e minuto da geração. Exemplo de nome: "NFE_200806011200.zip", indicando que o arquivo foi gerado no ano 2008, mês 06, dia 01, às 12 horas e 00 minutos. 

A NF-e autorizada cujo arquivo XML já foi exportado e armazenado em local seguro poderão ser excluídas do programa emissor de NF-e, para não sobrecarregá-lo. 

Importante: antes de excluir periodicamente as NF-e, proceda às inutilizações das faixas de numeração não utilizadas do período, bem como siga as orientações sobre backup dispostas abaixo. 

Para visualizar as informações da NF-e exportada, utilizar o aplicativo "visualizador NF-e (SPED)", disponível para download no site nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

 

 

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V. DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) 

 

 

1. O que é e para o que serve o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:

 

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da nota fiscal eletrônica (Chave de Acesso);

 

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

 

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e; 

 

• colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.

 

Características do DANFE:

• O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação dela;

 

• O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e;

 

• Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das notas fiscais modelo 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais;

 

• O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.

 

• O DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.

 

• O canhoto destacável do DANFE deverá constar, no modelo retrato, na extremidade superior do DANFE e, no modelo paisagem, na extremidade esquerda do DANFE, sendo permitido o seu deslocamento para a extremidade inferior no caso de impressão no modo retrato (no modo paisagem, a disposição do canhoto não pode ser modificada). Quando impresso em formulário de segurança, o DANFE deverá obrigatoriamente ser do tamanho A4, com impressão no modo retrato, caso em que fica vedado o deslocamento do canhoto para a parte inferior do formulário.

 

• Os títulos e informações dos campos constantes no DANFE devem ser grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis.

 

• A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso.

 

• Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no máximo, 50% do tamanho da folha.

 

• Se necessário, o DANFE poderá ser impresso em mais de uma folha, caso em que deverá constar em cada folha o número da página atual e o total de páginas do documento.

 

• Os contribuintes, poderão alterar leiaute do DANFE, previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes do DANFE.

 

Uso de Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA):

O uso do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência, excetuados aqueles em que o contribuinte, em situação de contingência, transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) - Receita Federal do Brasil ou transmitir a Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC (NF-e) para a Receita Federal do Brasil, casos em que o DANFE será emitido em papel comum, exceto papel jornal.

 

Na hipótese de utilização do FS-DA para a impressão de DANFE, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da Sefaz, do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).

 

Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui e não se confunde com uma nota fiscal eletrônica.

 

2. Qual a finalidade do código de barras unidimensional impresso no DANFE?

O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da nota fiscal eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte. 

 

Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

 

3. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?

O DANFE deve ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

 

Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão, constar esta informação no referido documento.

 

4. A emissão do DANFE é feita por um sistema individual? Como emitir o DANFE?

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).

5. O DANFE pode ser impresso em papel comum? Nesse caso, como fica a questão da segurança do DANFE?

O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.

 

A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ autorizadora ou subsidiariamente no Portal Nacional, verificar se aquela operação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere.

 

6. É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?

Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

 

Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE, bem como cada página do DANFE deverá ser numerada sequencialmente, descrevendo a página atual e o total de páginas do DANFE (ex: 1/3).

 

7. Nos casos de operações interestaduais e de exportação o documento que irá acompanhar as mercadorias poderá ser o DANFE?

Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A, e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.

 

A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica que é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

 

A cláusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05 determina:

 

“Cláusula oitava. Concedida a Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil.

 

§ 1º A administração tributária da unidade federada do emitente também deverá transmitir a NF-e para:

 

I - a unidade federada de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual;

 

II - a unidade federada onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;

 

III - a unidade federada de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior;

 

IV - a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, quando a NF-e  tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.”

 

8. Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.

 

No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.

 

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá manter em arquivo o DANFE pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

 

Importante salientar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

 

9. Se houver o extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?

O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, registrando no referido documento que se trata de uma reimpressão, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

 

A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.

 

10. No caso de vendas para pessoa física, qual documento será entregue? O DANFE?

A nota fiscal eletrônica substitui, atualmente, a nota fiscal de circulação de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.

 

Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela nota fiscal eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e deverá consultar a sua existência e validade pela Internet.

 

11. Como adquirir Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para impressão do DANFE?

O uso do Formulário de Segurança – Documento Auxiliar (FS-DA) para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência. 

 

As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da Sefaz da unidade da federação do emissor, do Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS), no caso de aquisição de Formulário de Segurança - Documento Auxiliar (FS-DA) - CONVÊNIO ICMS 96, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2009

 

Tendo sido aprovado o PAFS pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados. Por enquanto, não há distribuidores e gráficas locais credenciados em algumas UF, de forma que o Formulário de Segurança – Documento Auxiliar (FS-DA) deve ser adquirido diretamente dos fabricantes.

 

A relação completa de fornecedores autorizados a fabricarem Formulário de Segurança – Documento Auxiliar (FS-DA) está disponível no site do CONFAZ, no endereço: http://www.fazenda.gov.br/confaz/, menu  "Publicações",  submenu "Formulários de Segurança - Empresas Credenciadas".

 

12. O formulário de segurança pode ser usado por vários estabelecimentos da mesma empresa?

Sim, o formulário de segurança adquirido por uma empresa (matriz, por exemplo) pode ser utilizado em todos os seus estabelecimentos (ex.: filiais) da mesma Unidade Federada. O PAFS deverá ter sido autorizado pela SEFAZ da UF do próprio emissor, não sendo possível a utilização de formulário de segurança adquirido por autorização de outra UF.

 

13.  É obrigatória a inserção de elementos como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora no DANFE?

Sim, a inserção dessas informações é obrigatória, caso a empresa tenha acesso a estas informações antes da emissão da NF-e. 

 

14.  Em uma situação em que o DANFE seja impresso em mais de uma página, da segunda página em diante pode-se imprimir somente os dados do emitente, chave de acesso e seu código de barras e os produtos? 

O DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha. Cada uma das folhas adicionais deverá conter, na parte superior, no mínimo, as seguintes informações, impressas na mesma disposição e tamanho definidos para a primeira folha:

- dados de Identificação do Emitente;

- as descrições “DANFE” em destaque, e “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”;

- o número e a série da NF-e, o tipo de operação, se Entrada ou Saída, além do número total de folhas e o número de ordem de cada folha;

- código(s) de barras;

- campos Natureza da Operação e Chave de Acesso; e

- demais campos de identificação do emitente: Inscrição Estadual, Inscrição Estadual do Substituto Tributário e CNPJ.

 

A área restante das folhas adicionais poderá ser utilizada exclusivamente para apor:

- os demais itens da NF-e que não couberem na primeira folha do DANFE, mantendo-se as mesmas colunas com a mesma disposição e largura utilizadas na primeira folha; e/ou

- as demais informações complementares da NF-e que não couberem no campo próprio da primeira folha do DANFE.

 

Até 50% do verso de qualquer folha do DANFE poderá ser utilizado para continuação dos dados do quadro “Dados dos Produtos/Serviços”, do campo “Informações Complementares” ou para uma combinação de ambos. Sempre que o verso do DANFE for utilizado, a informação “CONTINUA NO VERSO” deverá constar no anverso, ao final dos quadros “Dados dos Produtos/Serviços” e “Informações Complementares”, conforme a utilização.

 

O número de ordem e o número total de folhas deverão ser impressos na parte superior de cada uma das folhas do DANFE, inclusive na primeira, mesmo que se utilize uma única folha.

 

O leiaute do DANFE pode ser consultado nos Anexos do Manual de IntegraçãoContribuinte.

15. No canhoto do DANFE, podem ser impressas outras informações além das constantes no modelo do Manual de Integração Contribuinte (ex.: valor total da NF, entregador da NF, vendedor)? O DANFE pode ter mais de um canhoto (ex.: um para o transportador assinar, outro para o destinatário da mercadoria assinar)?

Sim, novos campos podem ser adicionados sem a necessidade de autorização especial. Também é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE, para o caso de a empresa querer documentar o recebimento da mercadoria pela transportadora e pelo adquirente da mercadoria. Deve-se observar, porém, que:

- o DANFE pode ser impresso no formato retrato, caso em que o canhoto ficará localizado na extremidade superior do formulário, ou no formato paisagem, com o canhoto localizado na extremidade esquerda do formulário;

- o deslocamento do canhoto ou adição de novo canhoto só pode ser efetuado no DANFE impresso no modo retrato;

- em formulário de segurança, o DANFE será impresso sempre no tamanho A4 e no modo retrato, sendo, neste caso, vedado o deslocamento do canhoto para a extremidade inferior do formulário. 

 

16. Há um leiaute obrigatório para o DANFE?

Sim, o DANFE deve seguir o leiaute previsto no Manual de IntegraçãoContribuinte.

 

17. O que deve ser feito com o canhoto da DANFE assinado pelo cliente? Deve ser armazenado?

O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

 

18. No caso da nota fiscal modelo 1, o retorno de vasilhames é acobertado por uma via adicional da nota fiscal. E no caso da NF-e?

Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma. Assim, nas saídas de vasilhames, recipientes e embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento remetente ou a outro do mesmo titular ou a depósito em seu nome, poderá ser utilizada uma via adicional do DANFE para acobertar o trânsito de mercadorias.

 

 

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VI. Certificação Digital

1. Como é garantida a validade jurídica de uma NF-e?

A NF-e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital (através de certificado digital do emitente no padrão ICP Brasil, que dá, ao documento, a certeza de sua integridade e de sua autoria) e pela autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.

 

Ressaltamos que a MP 2200-2 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras, viabilizando o uso do documento eletrônico. Nos termos de seu Artigo 10, §1º:

 

“Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

 

§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários (...).”

 

2. Assinatura digital é a mesma coisa que senha web? Como adquirir uma assinatura digital?

Assinatura digital e senha web são diferentes e têm finalidades distintas. A assinatura digital é um processo que possibilita a verificação de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrônico, ou seja, a assinatura digital permite saber quem é o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado. A senha é uma forma de limitar o acesso de um sistema de informação, sendo muito utilizado em transações eletrônicas. 

 

Para possuir uma assinatura digital é necessária a aquisição de um certificado digital junto às Autoridades Certificadoras que oferece, além da assinatura digital, outras funcionalidades como a identificação do usuário e o controle de acesso de forma mais segura e eficiente que o sistema de senhas. 

 

Para maiores informações sobre autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI (www.iti.gov.br).

 

3. Que tipo de certificado digital minha empresa deverá adquirir para assinar as notas fiscais eletrônicas?

O certificado digital utilizado na nota fiscal eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.

 

Para maiores informações sobre autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI (www.iti.gov.br).

 

4. Caso minha empresa possua vários estabelecimentos que irão emitir NF-e, será necessário adquirir um certificado digital para cada estabelecimento?

Não, a empresa poderá optar por utilizar, por exemplo, o certificado digital da matriz para assinar as NF-e emitidas pelas filiais, ou vice-versa.

 

5. Para o certificado ICP Brasil, há possibilidade de delegação pelo representante legal da empresa?

Os certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, seguem as definições da Declaração de Práticas de Certificação (DPC) de cada autoridade certificadora e fica limitada por esta DPC.

 

No caso específico do e-CNPJ, a DPC da AC-SRF exige que o certificado digital seja emitido para a empresa, tendo como responsável uma pessoa física que seja representante legal da empresa, o que dificulta a delegação para terceiros.

 

Todavia, existem outros certificados digitais do tipo PJ-múltiplo que não têm esta restrição e que podem ser emitidos pela empresa para qualquer pessoa que ela desejar, sendo este o mais indicado para a emissão da NF-e.

 

 6. Em que etapas da geração da NF-e é necessária a utilização de certificado digital?

O certificado digital no padrão ICP-Brasil será necessário em dois momentos:

 

a) o primeiro é na assinatura digital do documento eletrônico. O certificado digital deverá conter o mesmo CNPJ do estabelecimento emitente ou de sua matriz ou de outras filiais da mesma empresa ;

 

b) o segundo é na transmissão do documento eletrônico. Qualquer certificado digital no padrão ICP-Brasil, ainda que não esteja ligado à empresa emitente, poderá transmitir o documento eletrônico para a Secretaria da Fazenda e recuperar a resposta com a autorização de uso, rejeição ou denegação da NF-e.

 

Importante: apenas o certificado digital que efetuou a transmissão do arquivo eletrônico poderá resgatar a resposta de Autorização de uso, rejeição ou denegação.

 

7. É necessário o envio da chave pública dos certificados digitais para a Secretaria da Fazenda?

Não é necessário enviar a chave pública do certificado digital para a Sefaz. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital.

 

8. Meu certificado digital é do tipo A1. Ao selecioná-lo para instalação, não aparecia o arquivo a ser selecionado. Por quê?

O certificado tipo A1 precisa ser instalado no computador. Não pode ser utilizado diretamente do disquete.

 

9. O certificado digital de um estabelecimento situado no Estado de SP é válido para outros Estados ou é preciso que cada estabelecimento tenha um certificado digital próprio?

O certificado digital é válido para toda a empresa, possua ela um ou mais estabelecimentos. Assim, o certificado digital do estabelecimento de SP, seja ele matriz ou filial, pode ser utilizado para os demais estabelecimentos da empresa localizados em outros Estados.

 

10. O certificado digital utilizado para a NF-e também é válido para o SPED Fiscal?

Sim, o certificado digital utilizado para a NF-e pode ser utilizado também no SPED Fiscal.

 

11. Minha empresa utiliza o software emissor NF-e disponibilizado pela Sefaz para emissão de NF-e. Há algum problema de o software ser instalado uma única vez em um servidor e em ser acessado por 2 usuários diferentes (filiais) ao mesmo tempo? 

 

O emissor disponibilizado pela Sefaz não é multiusuário. Ele não foi desenvolvido para ser utilizado em rede.

 

12. O e-CPF pode ser usado como certificado digital para a NF-e? E o e-CNPJ?

O certificado digital a ser utilizado deverá ser de pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3. O e-CPF não pode ser utilizado para a NF-e; já o e-CNPJ pode, no entanto não é o mais indicado.  O ideal é utilizar e um e-PJ, a ser emitido especificamente para o processo de assinatura de NF-e.

 

13. O certificado digital pode ser instalado em mais de um computador ou apenas no utilizado pelo programa emissor das notas?

O certificado digital pode ser instalado em um ou mais computadores, da forma como o contribuinte entender mais conveniente.

   

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VII. Nota Fiscal de Serviços e Nota Fiscal Conjugada

1. Como fica a emissão da nota conjugada com ISS no caso da utilização da NF-e?
A utilização de NF-e como sendo nota fiscal conjugada depende de prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a Sefaz e cada prefeitura municipal. Na maior parte dos Estados, esses convênios ou protocolos ainda não foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e preste serviços deverá atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos.

2. A nota fiscal eletrônica de serviços das prefeituras segue o mesmo modelo da NF-e dos Estados?
Não. Algumas prefeituras já possuem modelo próprio de nota fiscal eletrônica de serviços, de uso restrito aos prestadores de serviço do município que estão sujeitos ao ISS – Imposto sobre Serviços.

É possível haver casos em que a mesma empresa seja contribuinte do ISS e do ICMS e, neste caso, deva emitir as notas fiscais eletrônicas de serviços e também seja credenciada para emitir nota fiscal eletrônica, que substitui as notas fiscais de mercadorias modelos 1 ou 1A.

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VIII. Outras Informações
 

 

1. Onde obter a documentação técnica para emitir NF-e?

Toda a documentação técnica do projeto está disponível no site nacional da NF-e, no endereço: www.nfe.fazenda.gov.br, além do site da própria Secretaria de Fazenda.

 

2. Quais os canais de comunicação das empresas com a SEFAZ?

Para esclarecimentos gerais, é disponibilizado um serviço gratuito nacional, através do telefone 0800.9782338. 

3. O que é uma Sefaz Virtual?

A Sefaz Virtual é uma unidade centralizadora capaz de autorizar NF-e de contribuintes de unidades federadas diversas.

 

A Sefaz Virtual foi concebida para auxiliar as UF a autorizarem NF-e.  Atualmente existem duas Sefaz Virtual, a Sefaz Virtual localizada no Estado do Rio Grande do Sul e a Sefaz Virtual do Ambiente Nacional, baseada no Serpro.

 

4. Na aquisição de mercadoria de produtor rural (suínos, por exemplo) por empresa obrigada a emitir a NF-e, como será feita a contranota e como informar o valor referente ao FUNRURAL?

A contranota será uma nota fiscal eletrônica. No caso, o DANFE e a NF-e deverão ser entregues ao produtor rural. O FUNRURAL deve ser informado na TAG de informações complementares.

 

5. Há previsão da emissão de nota fiscal eletrônica por produtores rurais?

Por enquanto a NF-e não foi implementada para produtor rural (que emite nota fiscal modelo 4). A atual NF-e somente é emitida em substituição à nota fiscal modelo 1 e 1-A.

 

6. A empresa que se tornar voluntariamente emissora de NF-e poderá emitir nota fiscal em papel, modelo 1 e 1-A, enquanto não enquadrada na obrigatoriedade ou deverá emitir NF-e em todas as suas operações?

A empresa voluntariamente emissora de NF-e deverá, preferencialmente, emitir o documento fiscal eletrônico em substituição às notas fiscais em papel modelo 1 e 1-A; porém, poderá continuar emitindo essas notas fiscais em papel. A substituição completa da nota fiscal em papel pela NF-e só ocorrerá no momento em que a empresa se enquadrar na obrigatoriedade.

 

7. As empresas de varejo (venda direta ao consumidor) também estão obrigadas a emitir NF-e? 

Em regra, as operações de venda a varejo não estão alcançadas pela obrigatoriedade de emissão de NF-e. Porém, se o contribuinte atuar como fabricante e/ou atacadista de atividade enquadrada na obrigatoriedade e também atuar no varejo, deverá emitir NF-e nas situações em que emitia a nota fiscal modelo 1 ou 1-A. No caso de efetuar a venda no varejo por meio de cupom fiscal ou de nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2), estas continuarão sendo normalmente emitidas em papel.

 

8. Nas vendas fora do estabelecimento (feiras ou ambulantes) o contribuinte obrigado a emitir NF-e pode usar talonário fiscal?

Sim, nas vendas fora do estabelecimento a legislação admite o uso de talonário fiscal por contribuinte obrigado a emitir NF-e. Porém, a nota fiscal de saída da mercadoria do estabelecimento para venda ambulante/feiras e a nota de retorno devem ser necessariamente emitidas por meio de NF-e.

 

Porém, se o contribuinte desejar, também poderá emitir NF-e na venda fora do estabelecimento. O Ajuste Sinief 07/05 prevê que, nesta hipótese, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE. A obrigatoriedade de emitir NF-e na saída da mercadoria do estabelecimento para venda ambulante/feira e no seu retorno também se aplica nesta situação.


 

 

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IX. Simples Nacional

1. Empresa optante pelo Simples Nacional pode estar obrigada a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e ao cumprimento das obrigações do sistema eletrônico de processamento de dados - SEPD (Convênios 57/95 e 58/95)?


A legislação que dispensou algumas obrigações acessórias aos optantes pelo Simples Nacional não incluiu a desobrigação da emissão de documento fiscal próprio para as operações ou prestações que realizarem.


E ainda determinou:

Resolução CGSN nº 10, de 28 de junho de 2007

 

http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/legislacao/Resolucoes2007/CGSN/CGSN010.asp

 


Art. 2º As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional utilizarão, conforme as operações e prestações que realizarem, os documentos fiscais, inclusive os emitidos por meio eletrônico, autorizados pelos entes federativos onde possuírem estabelecimento.


Art. 8º O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observando os prazos e formas previstos nas respectivas legislações.


Portanto, as empresas optantes pelo Simples Nacional, que estejam no âmbito da obrigatoriedade, devem utilizar apenas NF-e e estão obrigadas ao cumprimento das obrigações relativas ao SEPD, incluindo-se aqui os emissores voluntários


A obrigatoriedade de emissão de NF-e não se aplica ao Microempreendedor Individual – MEI, conforme previsto no:

Protocolo ICMS 10/07, inciso VI do parágrafo 2º da cláusula primeira; 

Protocolo ICMS 42/09, cláusula quarta.


2. Como a empresa optante pelo Simples Nacional deve preencher a NF-e?

Versão 2.0 da NF-e estabelecida no Manual de Integração do Contribuinte - versão 4.0.1 - NT2009.006  (Pág. 115 e 137 em diante) - obrigatória apenas a partir de 1°/04/2011.

Deverão ser prestadas as informações do Código de Regime Tributário - CRT e do Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN apenas por aqueles que utilizarem a versão 2.0 da NF-e  

CRT - <CRT>   Código de Regime Tributário - No emissor disponibilizado pelo fisco – aba “Emitente”:

1 – Simples Nacional;

2 – Simples Nacional – excesso de sublimite de receita bruta;

CSOSN - <CSOSN> Código de Situação da Operação – Simples Nacional  - No emissor disponibilizado pelo fisco: 

* REGIME – “Simples Nacional” 

em “Produtos e Serviços” -> “Tributos”-> “ICMS” – “Situação Tributária” – opções: 


101- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito.

102- Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito.

103 – Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta.

201- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.

202- Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.

203- Isenção do ICMS nos Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.

300 – Imune.

400 – Não tributada pelo Simples Nacional.

500 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação.

900 – Outros.


NOTA EXPLICATIVA:

O Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN será usado na Nota Fiscal Eletrônica exclusivamente quando o Código de Regime Tributário - CRT for igual a “1”, e substituirá os códigos da Tabela B - Tributação pelo ICMS do Anexo Código de Situação Tributária - CST do Convênio s/nº de 15 de dezembro de 1970. Ver exemplo AQUI.

Se for informado CRT=1 (Simples Nacional) NÃO deverá ser informado o CST, e sim CSOSN. Caso contrário haverá Rejeição 590 : Informado CST para emissor do Simples Nacional (CRT=1)


Preencher os campos abaixo (PIS/COFINS) da forma indicada, sem preencher as informações sobre o IPI:

“campo CST - Situação Tributária” preencher - “99” (99- outras operações) ”

“tipo de cálculo – em valor”, mais:

Alíquota (em reais) - 0 (zero);

Quantidade vendida - 0 (zero); e Valor (PIS ou COFINS) - 0 (zero) 

 

 

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